Задачи для прораба и закупщика: готовый план на неделю

На каждой стройке у прораба есть этапы, которые нужно запустить и проконтролировать, при этом зачастую параллельно появляются замечания после приёмки или просьбы проверить результат бригады. У закупщика ситуация похожая — текущие задачи это закупки и поставки, а между ними согласование замены материала или уточнение сроков у поставщика.

Поэтому даже подробный план проекта не всегда отвечает сотруднику на простой вопрос: «Что требует моего внимания сегодня и в ближайшие дни?»

Ответ простой. Потому что рабочая неделя любого строителя складывается не только из тех процессов, которые были запланированы заранее.

Прорабу важно не только знать весь состав работ на объекте. В течение дня ему также нужно быстро понимать, что сейчас выполняется, к чему пора приступать и что будет выполнено следующим этапом.

В модуле «Задачи» в Сметтере для прораба собираются работы из доступных ему смет. Если для работы заданы сроки в модуле "График", она появляется на доске в зависимости от текущего состояния: уже начатые работы — в колонке «В работе», запланированные на сегодня — в колонке «Сегодня», а все следующие — в колонке «Ближайшие 7 дней». Важно, что все выполненные работы из текущей доски исчезают.

Прорабу не обязательно каждый раз просматривать весь перечень, чтобы понять ближайший фронт работы. Достаточно открыть доску задач и увидеть, что уже идёт на площадке и к каким этапам скоро нужно будет переходить.

Помимо указанных задач можно добавить любые произвольные задачи для всего, что не возникает из процессов Сметтера автоматически. Например, можно добавить "проверку замечаний после приёмки", "уточнить вопрос на объекте" или "связаться с подрядчиком". Задаче можно назначить исполнителя, установить срок выполнения и привязать её к объекту или смете, если есть такая необходимость. После этого задача (поручение) становится частью того же рабочего пространства

Если по конкретной работе нужны подробности, из системной задачи можно сразу перейти к соответствующей позиции в смете.

Задачи не заменяют смету — они помогают прорабу сначала увидеть ближайший фронт работ, а уже затем погружаться в детали конкретной работы.

У закупщика другая задача. Сам процесс снабжения ведётся в модуле "Закупки": там сотрудник работает с материалами, количеством, партиями и поставками. Но когда несколько процессов идут одновременно, важно быстро понимать какой из них уже требует действий.

В модуле «Задачи» закупщик может видеть два вида системных процессов из доступных ему смет:

Дополнительные действия, которых не относятся к процессу снабжения, можно добавить как произвольные задачи. Например, согласовать замену материала или уточнить срок у поставщика. Такой задаче можно назначить исполнителя, установить срок и при необходимости привязать её к объекту или смете.

Если системная задача требует дальнейшей работы с закупкой или поставкой, из неё можно перейти в соответствующий раздел сметы.

Модуль "Задачи" не заменяют процесс снабжения — они помогают закупщику понять, что требует внимания сейчас, а работать с самой закупкой он продолжает в профильном разделе.

В стройке первоначальные сроки не всегда остаются неизменными. Одна работа заняла чуть больше времени – из-за не сдвинулись следующие этапы. Вместе с этим изменился момент, когда нужно приступать к связанным закупкам.

Если вести недельный список отдельно от проекта, то изменения приходится переносить вручную. Иначе у сотрудника быстро появляется второй план, который уже не совпадает с реальным ходом работ.

С работами и закупками в модуле «Задачи» этого делать не нужно. Они используют актуальные плановые даты из графика: если сроки меняются, все изменения автоматически отражаются в задачах. Прораб и закупщик продолжают ориентироваться на актуальный фронт работ, даже если первоначальный план пришлось скорректировать.

Не нужно отдельно обновлять недельный список — изменения в проекте попадают в модуль «Задачи» вместе с актуальными сроками.

Когда сотрудник не видит ближайший фронт самостоятельно, часть этой работы приходится брать на себя руководителю: напомнить, что подходит срок работы; уточнить, начали ли закупку; cпросить о поставке; отдельно передать новое поручение.

Если работа, закупка или поставка материала уже существует внутри процессов Сметтера (внутри сметы), её не нужно повторно превращать в отдельное поручение только ради того, чтобы сотрудник о ней не забыл. То, чего в проекте нет, можно поставить отдельной задачей и назначить конкретного исполнителя.

Это не заменяет управление командой и живое общение. Зато становится меньше ситуаций, когда руководителю приходится самому быть «носителем списка» и постоянно напоминать о следующих действиях.

Что запланировано, не приходится повторять, а дополнительные поручения не остаются только в разговоре или переписке.

Строительный проект может состоять из десятков работ, закупок, поставок и параллельных процессов. Такая сложность необходима для управления проектом целиком. Но сотруднику в конкретный момент нужна не вся эта картина.

Прорабу важно понимать, что происходит на площадке сейчас и какие работы подходят следующими. Закупщику — какие процессы снабжения уже требуют реакции.

Сложность остаётся там, где она действительно нужна — внутри проекта. А в модуле «Задачи» остаётся то, что требует внимания сейчас и в ближайшие дни!